Privacyverklaring fiftyfifty mediation

Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van drs. Anouk G. van der Jagt (hierna de ‘mediator’ of ‘wij’), MfN-registermediator en eigenaar van fiftyfifty mediation, gevestigd aan de M.J.E. Lippitsstraat 22, 1022 KC in Amsterdam. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten van fiftyfifty mediation.

Hieronder vind je omschreven hoe ik omga met privacygevoelige gegevens van jou als cliënt, potentiële cliënt en/of van mensen die op een andere manier contact met mij hebben als professioneel mediator, coach of gespreksbegeleider. Als eigenaar van fiftyfifty mediation ben ik de primaire verwerkingsverantwoordelijke. In het geval dat er een co-mediator betrokken is bij de mediation, dan geldt deze privacyverklaring ook voor de betreffende co-mediator.

>> Heb je vragen of zijn er zaken in deze verklaring niet duidelijk voor je? Heb je bezwaren of klachten die met deze verklaring samenhangen? Of wil je gebruik maken van jouw, in deze privacyverklaring genoemde, rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dan wil ik je vragen – zo mogelijk – als eerste contact met mij op te nemen via 06-11321393 of anouk@fiftyfiftymediation.nl. Ben je vervolgens niet tevreden over de wijze waarop ik hiermee omga, of wend je je liever meteen tot de autoriteit en toezichthouder op dit gebied? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl <<

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en de regels die voortvloeien uit de AVG naar beste eer en geweten naleven.

Inleiding

Als mediator heb ik gegevens nodig om jou en de andere betrokkene(n) bij de mediation te kunnen begeleiden. Onder begeleiden valt ook bijvoorbeeld:

– Het opstellen van een aanvraag voor een toevoeging;
– Het opstellen van een mediationovereenkomst en/of een vaststellingsovereenkomst;
– Het sturen van een factuur.

Voor alle activiteiten, onder meer voor degene die hierboven beschreven zijn, zijn (persoons)gegevens van jou nodig. Alleen jij kunt die aan mij verstrekken.

Om wat voor persoonsgegevens gaat het?

Als je contact met mij opneemt, telefonisch, per mail of anders, zal ik de persoons- en contactgegevens die je mij dan verstrekt verwerken. Het gaat dan om de volgende gegevens:

> Voor het dossier

Hiervoor noteer ik je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s) en het verzoek waarvoor je mij benadert. Dit geldt uiteraard voor alle bij de mediation betrokken cliënten. Daarnaast zijn er meestal nog andere persoonsgegevens relevant of nodig voor de kwestie, bijvoorbeeld in het geval van een echtscheiding of het verbreken van een geregistreerd partnerschap. Er moet dan een (echtscheidings)convenant met evt. een ouderschapsplan opgesteld worden. Er worden op jouw verzoek mogelijk berekeningen gemaakt voor kinder- en/of partneralimentatie en er wordt vaak een vermogensverdeling opgesteld. Sommige gegevens die hiervoor nodig zijn kunnen gevoelig en/of bijzonder van aard zijn, zoals jouw burgerservicenummer. Dit nummer is bijvoorbeeld noodzakelijk als er een toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand wordt aangevraagd of als er voor een vaststellingsovereenkomst door een rechter om een beschikking wordt verzocht.

> Voor de facturatie

In geval dat ik een opdracht aanneem en hiervoor een factuur stuur verwerk ik naast contactgegevens ook bankrekeninggegevens en eventueel andere gegevens die nodig zijn om facturen te versturen en betalingen te verwerken. Afhankelijk van de kwestie hebben we zulke gegevens mogelijk nodig. Zonder deze gegevens kan ik de mediation niet (verder) begeleiden.

Waarvoor verwerk ik gegevens en wat is het uitgangspunt?

> Voor het dossier

De persoons- en contactgegevens die door jou zijn verstrekt in het kader van een (mediation)opdracht gebruik ik voor het duurzaam behandelen en begeleiden van de mediation, zowel administratief, communicatief als inhoudelijk (voor het opstellen van de afspraken die jij en de andere bij de mediation betrokken persoon of personen tijdens de mediation hebben gemaakt).

>> Uitgangspunt hierbij is dat jij toestemming aan mij geeft om de activiteiten uit te voeren die nodig zijn om de mediationopdracht in behandeling te nemen en uit te voeren. <<

Met het ondertekenen van de mediationovereenkomst geef je fiftyfifty mediation toestemming om de door jou voorafgaande en/of tijdens de mediation en in het kader van de mediation verstrekte – en mogelijke gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens – te verwerken. Eveneens geef je fiftyfifty mediation toestemming om contact met je op te nemen via je telefoonnummer of e-mailadres, bijvoorbeeld voor het verzoeken om aanvullende informatie. Je hebt het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken. Ik zal dan per direct stoppen met het verwerken van je gegevens. Vanaf dit moment zal ik ook mijn werkzaamheden voor jou en de andere betrokkene(n) stopzetten. Het dossier wordt dan onmiddellijk gesloten.

> Voor de facturatie

Door jou verstrekte betalingsgegevens gebruik ik om mijn werkzaamheden in rekening te brengen. Ook dit is noodzakelijk om de tussen ons gesloten (opdracht)overeenkomst uit te voeren.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

> Het (mediation)dossier

Het mediationdossier, waar de verwerkte persoonsgegevens deel vanuit maken, bewaar ik in principe tot twintig (20) jaar nadat het dossier gesloten is in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen kan het zijn dat een dossier langer dan twintig jaar bewaard wordt, bijvoorbeeld als de verjaringstermijn wordt gestuit of als de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

> De administratie

Alle met de administratie samenhangende gegevens, zoals de facturatie en eventuele andere informatie waarin je persoonsgegevens zijn verwerkt gedurende een periode van zeven (7) jaar na de afsluiting van het boekjaar. Dit heeft te maken met de fiscale bewaarplicht.

> Overige gegevens

Eventuele, overige gegevens die niet onder de twee hierboven vermelde onderdelen vallen bewaar ik uiterlijk één (1) jaar, tenzij je me al eerder hebt gevraagd om deze gegevens te verwijderen.

Met wie worden de gegevens door mij eventueel gedeeld?

Je gegevens worden opgeslagen in een digitaal en ‘hard copy’ dossier en kunnen voorkomen in e-mails die ik ontvang dan wel verstuur. Mijn gegevens worden opgeslagen en verwerkt met gebruik van Google Suite.  De gegevens ten behoeve van de facturatie die je aan mij hebt verstrekt worden doorgegeven en verwerkt door de partij(en) die in opdracht van mij de financiële administratie voor fiftyfifty mediation verrichten (Moneybird en De Wolf Administraties).

Met deze instanties heb ik een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als die je van mij mag verwachten.

Jouw gegevens worden door mij niet aan derden verstrekt tenzij ik er op grond van geldende wet- en regelgeving toe verplicht wordt bepaalde gegevens door te geven, bijvoorbeeld aan politie of justitie.

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

Ik neem de bescherming van je gegevens heel serieus en ik heb passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Je gegevens worden door mij niet gebruikt voor ‘profiling’ of automatische besluitvorming, en ze worden door mij ook niet gekoppeld aan andere databases. Ik zorg ervoor dat op mijn laptop en iPhone de laatste beveiligingsupdates zijn geïnstalleerd. Ik gebruik op mijn website geen cookies, en ook geen ‘Facebook pixel’ of soortgelijke technieken.

Rechten

Je kunt je in het kader van deze privacyverklaring op onderstaande rechten beroepen:

1. Het recht op inzage in je persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
2. Het recht op rectificatie van je persoonsgegevens als deze niet juist en/of onvolledig zijn;
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
4. In bepaalde gevallen: het recht om je persoonsgegevens te laten vernietigen (in bepaalde gevallen!);
5. Het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal/elektronisch leesbare vorm te verkrijgen en deze gegevens aan een ander over te dragen.

Voor aanvullende informatie over je rechten en wanneer je die kunt uitoefenen, verwijs ik naar artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wijzigingen

Het kan voorkomen dat er iets verandert, bijvoorbeeld in de toepasselijke regelgeving of in de wijze waarop ik persoonsgegevens verwerk. In voorkomende gevallen zal ik deze privacyverklaring aanpassen. Van wijzigingen die van grote invloed zijn op de inhoud van deze privacyverklaring zal ik een melding doen op mijn website.